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Seguramente te ha pasado que tu agenda es un desorden, se te olvidan las tareas más importantes y hasta dejaste plantado a alguien porque se te olvidó la cita que tenías. Primero que nada, eso pasa por que no tienes buenos hábitos, pero los puedes adquirir con las herramientas tecnológicas que existen hoy en día.

 

Esto que les voy a compartir es un método pero no es la panacea, existen miles de estrategias y aplicaciones muy funcionales. Primero te voy a mostrar la aplicación que usamos en Normandya para la administración de proyectos, tareas y colaboración.

 

Así es, todoist es una aplicación genial que hará que no se te olvide nada, tiene una versión gratuita que puedes usar si vas empezando pero te recomiendo invertir algunos pesos para obtener todos los beneficios que esta ofrece, en nuestro caso usamos la versión premium que esta alrededor de 3 dólares, una cantidad bastante razonable y justa, dentro de todo lo que nos ofrece esta aplicación las funciones mas importantes son las siguientes.

 

  1. Añades tareas de manera rápida, por ejemplo, “Hacer reporte de contabilidad mañana a las 2 pm” Al agregar mañana a las 2 pm la aplicación te lo agrega al calendario y fija la hora de manera automática.
  2. Puedes crear proyectos y sub-proyectos para llevar orden.
  3. A tus tareas les puedes agregar sub-tareas y en las versiones de pago puedes agregar comentarios y archivos.
  4. La puedes conectar a tu Calendario de Google
  5. Puedes administrar y configurar a tu equipo de trabajo con los proyectos.

a aplicación es muy fácil de usar e intuitiva, la verdad no necesitas la super capacitación para aprender a usarla pero aquí dejo el sitio web para que veas sus  características y los materiales de apoyo.

Haz clic para ver todoist

Ahora vamos a lo que realmente nos interesa, la planeación, la aplicación solo será el medio para nuestro fin, que en este caso es ser más ordenado y productivo.

Planeación y Organización.

Primero vamos a empezar con la planeación mensual.

Sonará contradictorio pero toma pluma y  papel. Ahora prepárate.

Existen 2 tipos de tareas, yo les llamo tareas foráneas y tareas locales, las tareas foráneas son las que te piden y llegan esporádicamente en cualquier momento del día, estas tareas ocuparan el 30% de tu tiempo, las tareas locales son las que representan tus objetivos personales y profesionales, estas ocuparan el 70% de tu tiempo, de manera que tienes que empezar a escribir tus objetivos profesionales y personales que quieres cumplir en un mes.

Ejemplo:

Ahora, en todoist vamos a vaciar esta lista en el área de proyectos, cada ítem va a ser un proyecto, después te vas a tomar unos minutos para analizar tu lista para que puedas priorizar.

Ahora vamos a la planeación semanal.

Una vez que te tomaste tu tiempo para analizar tu lista, decide que proyecto tiene mayor prioridad, aquí ya depende de cada persona, podemos organizar nuestra agenda como mejor nos convenga, pero procura que las tareas para cada proyecto sean cortas, las tareas cortas son mas fáciles de cumplir que una tarea larga, por ejemplo; Es más difícil cumplir la tarea, “Crear un vídeo en youtube” que si la divides en varias tareas, por ejemplo; Crear guion de vídeo de youtube, revisar guión, preparar cámara de vídeo, grabar material, post-producción, en todoist se vera mas o menos así.

 

 

Como organizo mis tareas foráneas.

Inevitablemente te van a pedir cosas y esas tareas se tienen que cumplir, lo malo de esto es que no tendrás control de ellas, por ejemplo; una cita medica, un reporte urgente o depende a lo que te dediques te van a solicitar algo, organiza tu tiempo, si vas a trabajar de 9 a 6 pm procura asignar 2 horas para este tipo de tareas y has lo posible para realizarlas en ese tiempo, por ejemplo, se me ocurre que podría ser de 4 a 6 pm, pero si tienes un compromiso urgente a las 12 pm tendrás que hacerlo de cualquier forma, pero eso sí regresa inmediatamente a tus tareas locales. Si cumples con tus tareas locales estarás enfocado y si cumples con tus objetivos personales y profesionales serás una persona mucho más productiva y si eres productivo por añadidura te volverás disciplinado.

Por último, anota todas tus tareas en todoist, esta herramienta es inteligente y te recordará lo que tienes que hacer, no olvides anotar y revisar tu aplicación todos los días

Dato: Tus tareas foráneas por experiencia son las que causan mas estrés, en cuanto te llegue una anotala en la bandeja de entrada y a menos que sea super urgente, recorrela a el tiempo que asignaste para estas tareas, procura hacerlas lo mas pronto posible, si este tipo de tareas se te juntan te meterás en serios problemas.

¿Necesitas apoyo con el uso de todoist? Contáctanos por chat y te ayudamos sin costo.

Author

Jose de Jesus Vilchis Saldivar

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